Як правильно вести книгу обліку доходів ФОП у 2025

Для фізичних осіб-підприємців на спрощеній системі оподаткування ведення Книги обліку доходів - це обов’язкова частина щоденної діяльності. Попри те, що з 2021 року правила ведення стали більш гнучкими, потреба фіксувати доходи залишилась незмінною. 

Що змінилося після 2021 року?

Раніше підприємці були зобов’язані купувати, нумерувати, прошнуровувати книгу і реєструвати її в податковій. Тепер же процедура значно простіша. ФОП 1-3 груп (без ПДВ) можуть вести облік у довільній формі - у зошиті, Excel, Google-таблицях чи навіть спеціальних програмах. Єдине, що залишається обов’язковим - це наявність чітких записів про всі доходи та підтверджуючих документів. Податкова, за запитом, має право вимагати цю інформацію.

ФОП 3 групи, які є платниками ПДВ, ведуть Книгу обліку доходів і витрат за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну №261. У ній потрібно фіксувати як надходження, так і всі витрати, пов’язані з підприємницькою діяльністю, включаючи амортизацію, зарплати, податки та інше.

Форма ведення книги обліку доходів ФОП

Попри довільну форму, структура Книги обліку доходів повинна бути логічною та послідовною. Підприємець зазначає дату надходження коштів, суму, джерело доходу, форму оплати (готівка, безготівка), а наприкінці місяця - підсумок. Щоденні записи не є обов’язковими, але для готівкових операцій вони дуже бажані - це мінімізує ризики претензій з боку податкової.

Як правильно вести облік доходів ФОП у 2025 році?

До Книги вносяться суми до вирахування банківських комісій, адже податок нараховується з валового доходу. Якщо підприємство отримує дохід у валюті, його перераховують у гривню за курсом НБУ на день надходження.

Що важливо, навіть без обов’язкової форми, дані мають бути зрозумілими, структурованими та легко перевіряються. Підприємець має мати змогу за кілька хвилин показати податковому інспектору, скільки і звідки надійшло коштів, і надати підтвердження.

Як оформити Книгу обліку доходів правильно?

Книга має складатися з:

• Титульної сторінки (ПІБ, РНОКПП, дата початку ведення, адреса);

• Таблиці з графами: дата, сума надходження, джерело доходу, тип операції (готівка/безготівка);

• Щомісячного підсумку;

• Підпису підприємця.

Для ФОП 3 групи бажано також вказувати квартальний підсумок для зручності подання декларації.

Штрафи за неведення Книги обліку доходів ФОП та типові помилки

Хоча сам факт відсутності книги у довільній формі штрафом не карається, незбереження первинних документів може коштувати підприємцю 1020 грн, а при повторному порушенні - 2040 грн. Варто пам’ятати: у випадку перевірки саме документи будуть основним доказом правильності ведення обліку.

Чи можна продовжувати вести стару книгу?

Так, якщо ви почали вести зареєстровану книгу до 2021 року, її можна продовжити. Головне, щоб записи були актуальними, а підсумки велися щомісячно. Але новим підприємцям рекомендується одразу перейти на сучасні, зручні форми — електронні шаблони або онлайн сервіси.

Не ускладнюйте і довірте ведення Книги обліку доходів команді бузгалтерів

Підприємництво - це постійний рух. І коли часу не вистачає навіть на стратегічні завдання, займатись рутинним бухгалтерським обліком - це невиправданий ризик. Наша команда в Oblik Pro знає, як вести Книгу обліку доходів без зайвих турбот: акуратно, своєчасно й у відповідності до чинного законодавства.

Ми допоможемо вам:

• створити або оновити шаблон Книги;

• правильно організувати облік готівкових і безготівкових доходів;

• автоматизувати ведення Книги через зручні сервіси;

• підготувати звітність і уникнути штрафів.

Зверніться до Oblik Pro вже сьогодні та отримайте підтримку, яка дійсно звільняє час і приносить спокій.