Як правильно видати готівку працівнику ФОПу

У роботі фізичних осіб-підприємців часто виникає необхідність направити працівника у відрядження або дати кошти під звіт. І хоч ФОП не є юридичною особою, вимоги до обліку таких операцій досить чіткі. 

Які документи потрібні для видачі готівки працівнику

ФОПи не ведуть касову книгу, але готівкові операції все одно мають бути підтверджені документально. Видача коштів здійснюється за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю. До них обов’язково додаються заява працівника та розрахунок витрат.

Документи підписує сам підприємець або уповноважена особа. Оформлення має відповідати Положенню НБУ №148, а також Закону про бухгалтерський облік.

Як вести облік витрат на відрядження

ФОП зобов’язаний вести облік доходів і витрат. Його форма залежить від системи оподаткування. Підприємці на загальній системі використовують типову форму, затверджену наказом Мінфіну №261. Для єдиного податку 3 групи з ПДВ діє форма за наказом №405. Інші групи можуть вести облік у довільному форматі, але з обов’язковим помісячним відображенням доходів.

Облік дозволено вести як у паперовому вигляді, так і в електронному, зокрема через кабінет платника податків.

Які дані повинні містити первинні документи

Всі документи, що підтверджують операцію, мають містити чіткий набір реквізитів. Це не лише юридична формальність, а обов’язкова вимога для визнання витрат:

• Назва документа• Дата складання• Назва ФОП або підприємця• Суть і обсяг господарської операції• Прізвище і посада відповідальної особи• Підпис або електронний підпис

Документи можна складати у паперовому або електронному вигляді, з дотриманням вимог законів про електронні документи.

Звітність за видані кошти: коли і як подавати

Працівник, який отримав кошти під звіт або на відрядження, зобов’язаний надати звіт за встановленою формою. Цей звіт затверджено наказом Мінфіну №841. Його подають разом з усіма підтвердними документами: квитанціями, актами, рахунками тощо. Документи можна подати в електронному або паперовому вигляді.

Звіт подається в строки, передбачені Податковим кодексом. Якщо строки порушено або звіт оформлено некоректно, витрати не визнаються, а підприємець ризикує отримати штраф.

Не хочете помилок у звітності? Довірте справу бухгалтеру

Наша команда в Oblik Pro допомагає ФОПам працювати легально, без ризиків і штрафів. Ми:

• оформлюємо видаткові документи згідно з чинним законодавством

• ведемо облік доходів і витрат відповідно до системи оподаткування

• консультуємо щодо видачі коштів, кадрових питань та податків

Обирайте Oblik Pro, якщо цінуєте точність, відповідальність і професійний підхід. З нами ваш бізнес працюватиме впевнено.

Oblik Pro - ваша бухгалтерія без турбот