Оренда автомобіля у фізичної особи – це поширена практика, яка дозволяє бізнесу оптимізувати витрати на транспорт. Однак, щоб уникнути юридичних і податкових ризиків, необхідно ретельно підходити до оформлення договору, звітності та обліку. У цій статті розглянемо основні етапи процесу та важливі нюанси.
Оформлення договору оренди автомобіля у фізичної особи
Договір оренди автомобіля повинен бути укладений письмово й обов’язково нотаріально посвідчений. У документі варто чітко прописати умови використання транспортного засобу: описати авто (марка, модель, реєстраційний номер), визначити вартість оренди, порядок виплат, строк дії угоди, а також розподіл відповідальності за ремонт, страхування та витрати на паливо.
Особливу увагу слід звернути на додаткові документи. Акт приймання-передачі допоможе зафіксувати стан автомобіля на момент передачі, включаючи зовнішні пошкодження, стан салону та наявність додаткового обладнання (сигналізація, аптечка, відеореєстратор). Для уникнення непорозумінь корисно провести огляд автомобіля на СТО і прикріпити висновок до договору.
У випадках, коли автомобіль надається директором підприємства, угоду зі сторони компанії має підписувати інша уповноважена особа. Це необхідно для уникнення конфлікту інтересів відповідно до положень Цивільного кодексу України.
Облік пального та використання подорожніх листів
Для контролю витрат на пальне й обґрунтування списання пального підприємства використовують подорожні листи. Вони дозволяють також відстежувати ефективність використання автомобіля та оформляти компенсацію працівникам, які використовують власний транспорт у службових цілях.
Подорожній лист можна створити у довільній формі, але із врахуванням усіх обов’язкових реквізитів. Строки оформлення цих документів підприємство визначає самостійно, а зберігати їх потрібно щонайменше п’ять років.
Сьогодні норми списання пального не регламентовані законодавством. Однак компанія може розробити власні нормативи, орієнтуючись на старий Наказ №43 від 10.02.1998 р. або рекомендації ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
Порядок закріплення авто за працівником
Якщо автомобіль передається працівнику для службових поїздок, це потрібно оформити відповідним наказом. У документі зазначаються правила використання авто, порядок повернення після завершення робочого дня, а також відповідальність працівника за технічний стан транспортного засобу, витрати на паливо та страхування.
Податкові зобов’язання при оренді автомобіля у фізичної особи
Орендна плата оподатковується податком на доходи фізичних осіб (18%) і військовим збором (1,5%). Єдиний соціальний внесок нараховувати не потрібно, оскільки оренда не є послугою. Витрати на оренду включаються до податкового обліку залежно від мети використання автомобіля, наприклад, адміністративні витрати або витрати на збут.
Додатково компанія має відобразити оренду у звітності. У формі 4ДФ орендна плата зазначається з ознакою доходу «127». Якщо орендований автомобіль було поліпшено, це вважається додатковим благом, і його вартість декларується з ознакою «126».
Звітність і відповідальність
У межах податкової звітності підприємство повинно подати форму 20-ОПП протягом 10 робочих днів після укладення договору. Порушення цього строку загрожує штрафом у розмірі 1020 гривень або 2040 гривень за повторне порушення протягом року.
Як уникнути ризиків з професійною допомогою бухгалтера
Оренда автомобіля – це зручне рішення для бізнесу, але воно вимагає відповідального підходу до юридичного й бухгалтерського оформлення. Не залишайте важливі питання на потім! Звертайтеся до Oblik Pro.
Ми допоможемо:
укласти юридично бездоганний договір оренди;
налагодити бухгалтерський і податковий облік;
оформити всі необхідні документи без зайвих клопотів.
Звертайтеся вже сьогодні, щоб ваш бізнес працював ефективно та без ризиків!
コメント