Ведення діловодства та архівування документації — ключові аспекти для кожного бізнесу, що вимагають уваги та точності. З огляду на останні законодавчі зміни, знання актуальних норм і правил є надзвичайно важливими. Нещодавно набрав чинності наказ Мін’юсту від 04.01.2024 р. № 40/5, яким внесено важливі зміни до строків зберігання первинної документації, що неминуче впливає на всі українські компанії.
Зміни у строках зберігання
До останніх поправок, стандартний термін зберігання первинних документів був встановлений у три роки. Проте, згідно з новим наказом, цей строк було продовжено до п’яти років. Таке рішення було ухвалено з метою уніфікації термінів зберігання з податковими вимогами, що також передбачають п'ятирічний період для зберігання бухгалтерських документів, регістрів бухобліку та інших важливих фінансових звітів.
Початок відліку строку
Важливою зміною є також коригування правил, що стосуються відліку терміну зберігання. Раніше строк зберігання розраховувався з 1 січня року, наступного за роком, у якому документ було створено. Тепер ці строки повинні розраховуватися з дня подання податкової звітності, для підготовки якої було використано відповідні документи.
Чому це важливо для вашого бізнесу?
Зараз, як ніколи, важливо зосередитись на деталях та забезпечити, що ваша компанія повністю дотримується законодавчих вимог. Ваша увага до деталей та проактивний підхід забезпечить безперешкодне функціонування вашого бізнесу та його відповідність усім вимогам.
Уникнення штрафів:
Дотримання нових правил дозволить вашому бізнесу уникнути штрафів та інших санкцій за несвоєчасне архівування або знищення важливих документів.
Оптимізація архівування:
Розуміння нових правил дозволить вашій компанії оптимізувати процес зберігання документів, забезпечивши їх доступність та цілісність протягом усього визначеного терміну.
Підтримка аудиту:
Наявність усієї первинної документації, належно організованої та легкодоступної, є критичною для успішного проходження будь-яких податкових або фінансових перевірок.
Захист прав компанії:
В правильно організованому документообігу легше відстежувати та захищати юридичні права та інтереси вашого підприємства.
Рекомендації для ефективного документообігу
Враховуючи ці зміни, кожен бізнес в Україні повинен переглянути свої процедури зберігання документів та впевнитися, що вони відповідають оновленим правилам.
Перегляньте систему зберігання: Упевніться, що ваша система зберігання документів відповідає новим вимогам.
Навчання персоналу: Забезпечте, щоб усі відповідальні за документообіг співробітники були повністю обізнані з новими правилами.
Регулярний аудит: Регулярно перевіряйте відповідність вашої документації встановленим нормам, щоб уникнути будь-яких ризиків або нестиковок.
Забезпечте досконалість вашої документації з Облік Про
В умовах постійних змін у законодавстві, критично важливо мати надійного партнера, який не лише допоможе розібратися у всіх тонкощах нормативних документів, але й забезпечить вас впевненістю у відповідності вашої документації встановленим вимогам. Облік Про — це ваш незамінний помічник, котрий гарантує не тільки професіоналізм і точність у веденні бухгалтерського обліку, але й допомогу в уникненні потенційних штрафів та ускладнень з податковою.
Звертайтесь до Облік Про за кваліфікованими бухгалтерськими послугами для ТОВ, ФОП чи НПО. Ми пропонуємо індивідуальний підхід до кожного клієнта, забезпечуючи точність, законність і ефективність управління вашою фінансовою звітністю та документацією. Облік Про — ваш надійний бухгалтерський партнер, який піклується про стабільність та прозорість вашого бізнесу.