Подайте підсумкову податкову накладну правильно і вчасно

Підсумкова податкова накладна є невіддільною частиною системи адміністрування ПДВ в Україні та відіграє ключову роль у податковому обліку операцій з кінцевими споживачами. Попри її простоту, цей документ має чітко регламентовані правила складання, строків подання та умови застосування, що потребує уваги з боку бухгалтерів, особливо в роздрібному бізнесі та сервісному секторі.

Правова основа складання підсумкової ПН

Згідно з пунктом 201.4 Податкового кодексу України, підсумкові податкові накладні складаються у разі щоденних операцій постачання товарів або послуг кінцевим споживачам - особам, не зареєстрованим платниками ПДВ. Це стосується готівкових розрахунків, розрахунків через РРО/пРРО, банківських терміналів та електронних платіжних систем.

На відміну від звичайної податкової накладної, яка складається на кожну окрему операцію, підсумкова узагальнює операції за один день. Вона оформлюється без зазначення конкретного покупця, з використанням умовного ІПН 100000000000, і не передається контрагенту. Завдяки цьому вона не підлягає моніторингу та блокується значно рідше.

Умови застосування та типові обмеження підсумкової накладної

Використання підсумкових накладних дозволяє зменшити адміністративне навантаження та автоматизувати облік великої кількості транзакцій. Проте слід враховувати, що вона не може бути складена у випадку постачання товарів чи послуг іншим платникам ПДВ, для перепродажу або при попередній оплаті з рахунку покупця. Окрім того, за наявності постачань як оподатковуваних, так і пільгових упродовж одного дня, потрібно оформлювати окремі накладні.

Варто також враховувати, що підсумкова податкова накладна може містити до 99 999 позицій. У випадку перевищення цього ліміту слід формувати кілька окремих документів. Податкова не обмежує кількість підсумкових накладних, які можна скласти протягом одного дня.

Складні випадки: змішані розрахунки та кілька РРО

У практиці ведення обліку часто виникають ситуації, коли протягом одного операційного дня здійснюються розрахунки різними способами: через кілька РРО, банківськими терміналами або платіжними системами. У таких випадках можливе як формування окремих підсумкових ПН для кожного джерела оплати, так і складання однієї зведеної ПН на підставі консолідованих даних.

Податкова служба України (у тому числі через роз’яснення в ЗІР) дозволяє обидва варіанти, надаючи підприємцям гнучкість у веденні обліку. Однак важливо пам’ятати, що кожен спосіб має бути коректно документально підтверджений, а дані чітко структуровані відповідно до вимог Порядку № 1307.

Зведена податкова накладна як альтернатива підсумковій ПН

Замість кількох підсумкових ПН за один місяць у деяких випадках дозволяється складання зведеної накладної. Це можливо лише за умови, що постачання здійснюються одному й тому ж неплатнику ПДВ не менше ніж двічі на місяць і мають ритмічний характер, підтверджений умовами договору. При цьому перша подія (наприклад, передоплата) не повинна мати місця, інакше необхідно складати звичайну ПН на дату події.

Зведена накладна не підходить для роздрібного продажу, оскільки такі постачання вважаються несистемними та не відповідають вимогам пункту 201.4 ПКУ щодо ритмічності.

Як змінилися строки реєстрації ПН у період воєнного стану

На сьогодні діють тимчасові строки, закріплені в пункті 89 підрозділу 2 Перехідних положень ПКУ: всі ПН, у тому числі підсумкові, мають бути зареєстровані до останнього дня місяця, що настає за місяцем постачання. Цей порядок діє до завершення воєнного стану і ще 6 місяців після його закінчення.

Не зважаючи на подовжені строки, обліковцям не варто зволікати з реєстрацією, адже запізнення навіть на один день після встановленого терміну (за умови повернення до звичайного режиму) може призвести до штрафних санкцій.

Довірте бухгалтерію Вашого бізнесу професіоналам

Бухгалтерська агенція Oblik Pro спеціалізується на бухгалтерському супроводі бізнесу будь-якого масштабу. Ми забезпечуємо своєчасне та правильне складання всіх видів податкових накладних, у тому числі підсумкових та зведених. Наші фахівці мають глибокі знання чинного законодавства, зокрема нюансів складання ПН у період воєнного стану.

Замовивши наші послуги, ви отримуєте не просто оформлення документації, а повноцінну податкову стратегію, яка враховує специфіку вашого бізнесу, мінімізує ризики та оптимізує облік.

Залиште заявку прямо зараз і довірте податкові питання професіоналам.