Перший рік ТОВ та які звіти податки і документи вас чекають у 2026 році

Вітаємо, ви зареєстрували ТОВ. Виписка з ЄДР отримана, рахунок у банку відкритий, перші клієнти вже з'являються. Але разом з ними з'являється і питання, яке рано чи пізно виникає у кожного новоствореного підприємця: що саме я тепер повинен державі і коли?

Відповідь може здивувати. Навіть якщо ваше ТОВ обрало спрощену систему оподаткування (3 група єдиного податку), обсяг звітності та документації значно більший, ніж у ФОП. Фінансова звітність, податкові декларації, кадровий облік, статутний капітал, облікова політика, все це потрібно оформити правильно з першого дня.

Що потрібно зробити одразу після реєстрації ТОВ

Реєстрація в ЄДР це лише початок. Протягом перших тижнів після створення ТОВ потрібно виконати ряд обов'язкових кроків, і пропустити будь-який з них означає ризикувати штрафами або затримками в роботі.

Обрання системи оподаткування. Якщо ви хочете працювати на спрощеній системі (3 група єдиного податку), заяву потрібно подати протягом 10 днів з дати державної реєстрації. Якщо пропустите цей строк, ТОВ автоматично опиниться на загальній системі оподаткування (18% податку на прибуток + 20% ПДВ), і перейти на спрощену можна буде тільки з наступного кварталу.

Відкриття банківського рахунку. Без нього ТОВ не може приймати оплати та сплачувати податки. Для відкриття потрібні статут, виписка з ЄДР, паспорти та ІПН засновників і директора.

Реєстрація КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Він потрібний для подання звітності в електронному вигляді, реєстрації в Електронному кабінеті платника та підписання електронних документів.

Внесення статутного капіталу. Засновники зобов'язані внести свої вклади протягом 6 місяців з дати реєстрації ТОВ. Мінімальний розмір не встановлений, але сума, зазначена у статуті, має бути внесена повністю у визначений строк.

Реєстрація РРО або ПРРО. Якщо ваша діяльність передбачає розрахунки з населенням готівкою або карткою, потрібно зареєструвати касовий апарат або програмний РРО до початку таких операцій.

Затвердження облікової політики. Це внутрішній документ, який визначає методи ведення бухгалтерського обліку у вашому ТОВ: методи амортизації, оцінки запасів, визнання доходів та витрат. Наказ про облікову політику підписує директор, і він має бути оформлений з першого дня роботи.

Призначення відповідального за бухгалтерський облік. Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе директор ТОВ. Він може вести облік самостійно, найняти штатного бухгалтера або передати облік на аутсорсинг бухгалтерській компанії.

Яку систему оподаткування обрати для нового ТОВ

Це перше стратегічне рішення, від якого залежить все подальше. У 2026 році ТОВ може працювати на одній з двох систем.

Спрощена система (3 група єдиного податку). Ставка 5% від доходу без ПДВ або 3% від доходу з ПДВ. Військовий збір 1% від доходу. Ліміт доходу 10 091 049 грн на рік (1 167 мінімальних зарплат). Обов'язкове ведення бухгалтерського обліку та подання фінансової звітності (на відміну від ФОП на спрощеній системі). Декларація з єдиного податку подається щоквартально.

Загальна система. Податок на прибуток 18%. ПДВ 20% (обов'язково при доході понад 1 мільйон гривень на рік). Немає обмежень по доходу та видах діяльності. Повний бухгалтерський облік, податковий облік, облік ПДВ.

Для більшості нових ТОВ з малим та середнім оборотом оптимальним варіантом є спрощена система зі ставкою 5%. Вона дає зрозуміле податкове навантаження, простіший облік (хоча й не такий простий, як у ФОП) та можливість працювати з будь-якими контрагентами без обмежень.

Податки ТОВ на спрощеній системі у 2026 році та строки їх сплати

Ось повний перелік платежів, які ТОВ на 3 групі єдиного податку повинне сплачувати протягом першого року.

Єдиний податок 5% від доходу. Сплачується протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації за відповідний квартал. За I квартал (січень-березень) сплата до 20 травня. За II квартал (січень-червень, наростаючим підсумком) до 19 серпня. За III квартал (січень-вересень) до 19 листопада. За IV квартал (річна) до 19 лютого наступного року.

Військовий збір 1% від доходу. Сплачується одночасно з єдиним податком, у ті самі строки.

ЄСВ 22% від нарахованих зарплат. Сплачується щомісячно, не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем нарахування. Навіть якщо у ТОВ є тільки директор (засновник), йому потрібно нараховувати зарплату не нижче мінімальної (8 647 грн у 2026 році) і сплачувати ЄСВ.

ПДФО 18% та військовий збір 5% із зарплат працівників. Утримуються із зарплати працівників та перераховуються до бюджету одночасно з виплатою зарплати або наступного робочого дня.

Важливий нюанс для нових ТОВ: навіть якщо у першому кварталі дохід дорівнює нулю, декларацію все одно потрібно подати. Нульова декларація це нормальна практика для щойно зареєстрованого ТОВ. Але не подати її взагалі це порушення зі штрафом 340 грн за перше порушення та 1 020 грн за повторне.

Бухгалтерський облік ТОВ та фінансова звітність у перший рік роботи

На відміну від ФОП на спрощеній системі, ТОВ зобов'язане вести повноцінний бухгалтерський облік відповідно до Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку (НП(С)БО). Це одна з головних відмінностей, і саме тут більшість новостворених ТОВ стикаються з першими труднощами.

Що означає "повноцінний бухгалтерський облік" на практиці? Це облік усіх господарських операцій (доходів, витрат, надходжень, виплат) на підставі первинних документів. Ведення подвійного запису на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до Плану рахунків. Складання та подання фінансової звітності.

Фінансова звітність для ТОВ на спрощеній системі подається у складі: Баланс (форма 1-м або 1-мс для мікропідприємств). Звіт про фінансові результати (форма 2-м або 2-мс).

Строки подання фінансової звітності: річна фінзвітність подається не пізніше 28 лютого року, наступного за звітним. Для новоствореного ТОВ перший звітний період це час від дати реєстрації до 31 грудня поточного року. Тобто якщо ви зареєстрували ТОВ у липні 2026, ваш перший фінансовий звіт охоплює період липень-грудень 2026 і подається до 28 лютого 2027 року.

Більшість новостворених ТОВ підпадають під категорію "мікропідприємство" (дохід до 700 000 євро, активи до 350 000 євро, до 10 працівників) і подають спрощену фінзвітність. Але навіть спрощена форма потребує правильного ведення обліку протягом року.

Звітність ТОВ за найманих працівників та зарплатні податки

Навіть якщо у вашому ТОВ працює тільки один директор (а це, як правило, засновник), ви вже є роботодавцем з усіма відповідними обов'язками.

Директору потрібно нараховувати зарплату. Мінімальна зарплата у 2026 році складає 8 647 грн на місяць. Навіть якщо директор і засновник це одна особа, нарахування зарплати обов'язкове. Деякі підприємці намагаються оформити директора на неповний робочий день або нарахувати символічну зарплату. Це можливо, але мінімальна погодинна ставка також встановлена, і порушення мінімальних гарантій з оплати праці тягне штраф.

Об'єднана звітність (4ДФ). З 2026 року для ТОВ на спрощеній системі діє щомісячна подача об'єднаної звітності за найманих працівників. У ній відображаються нараховані та виплачені доходи, утримані ПДФО, ВЗ та нарахований ЄСВ за кожного працівника.

Строк подання: протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. Штраф за несвоєчасне подання: 1 020 грн за перше порушення, 2 040 грн за повторне протягом року.

Якщо у вас з'являються додаткові працівники, обсяг кадрового обліку зростає: трудові договори, накази про прийняття, повідомлення до ДПС до початку роботи працівника, табелі обліку робочого часу, розрахункові відомості, графіки відпусток.

Кадрова документація яку повинне мати кожне ТОВ

Кадровий облік це окрема ділянка, яку нові ТОВ часто ігнорують. Але при перевірці Держпраці саме кадрові документи перевіряються в першу чергу.

Обов'язковий мінімум для ТОВ навіть з одним директором: штатний розпис (перелік посад, окладів, кількість одиниць), правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, трудовий договір з директором (або контракт), наказ про призначення директора, наказ про облікову політику, наказ про відповідального за ведення бухгалтерського обліку, наказ про відповідального за ведення військового обліку (навіть якщо у вас один працівник), табель обліку робочого часу, графік відпусток.

При наявності кількох працівників додаються: посадові інструкції, особові справи працівників (форма П-2), журнал реєстрації наказів з кадрових питань, журнал вступного інструктажу з охорони праці.

Відсутність будь-якого з цих документів при перевірці може призвести до штрафів та приписів Держпраці.

Статутний капітал ТОВ та як його правильно внести і відобразити в обліку

Статутний капітал це зобов'язання засновників перед ТОВ, яке має бути виконане протягом 6 місяців з дати реєстрації. Способи внесення залежать від того, що зазначено у статуті.

Грошовий внесок. Найпростіший варіант: засновник переказує кошти на рахунок ТОВ з відповідним призначенням платежу ("Внесок до статутного капіталу згідно з рішенням засновника від [дата]"). В бухгалтерському обліку це відображається як збільшення зареєстрованого капіталу (рахунок 40) та зменшення неоплаченого капіталу (рахунок 46).

Майновий внесок. Засновник може внести до статутного капіталу обладнання, транспорт, інтелектуальну власність. Для цього потрібна оцінка майна (за згодою засновників або із залученням незалежного оцінювача) та акт приймання-передачі.

Якщо статутний капітал не внесено протягом 6 місяців, юридичних санкцій Податковий кодекс прямо не передбачає. Але це впливає на довіру банків та контрагентів, а також може стати проблемою при ліквідації або продажу частки.

Первинні документи які повинне зберігати ТОВ з першого дня

Кожна господарська операція ТОВ повинна бути підтверджена первинним документом. Це не побажання, а вимога Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Що є первинним документом: вхідні та вихідні накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), платіжні доручення та банківські виписки, прибуткові та видаткові касові ордери, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори з контрагентами.

Усі ці документи повинні мати обов'язкові реквізити: назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст операції, одиниці виміру, посади та підписи відповідальних осіб. Документ без обов'язкових реквізитів не визнається первинним і не може бути підставою для бухгалтерського запису.

Строки зберігання первинних документів: як мінімум 3 роки (1 095 днів) з дати подання відповідної звітності. Для документів з нарахування зарплати строк зберігання складає 75 років. Знищення документів до закінчення строку зберігання це порушення, яке може стати проблемою при перевірці.

Календар звітності ТОВ на спрощеній системі на перший рік

Зведемо всю звітність у зрозумілий календар, щоб ви розуміли, що і коли подавати.

Щомісячно: об'єднана звітність за працівників (ПДФО + ВЗ + ЄСВ) до 20 числа наступного місяця, сплата ЄСВ за працівників до 20 числа наступного місяця, сплата ПДФО та ВЗ із зарплат одночасно з виплатою зарплати.

Щоквартально: декларація з єдиного податку (наростаючим підсумком) протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу, сплата єдиного податку та військового збору протягом 10 днів після граничного строку подання декларації.

Щорічно: фінансова звітність (баланс та звіт про фінансові результати) до 28 лютого, річна декларація з єдиного податку (за IV квартал, наростаючим) до 9 лютого, звіт про суми нарахованої заробітної плати (форма 4-ФСС) якщо є наймані працівники.

За потреби: статистична звітність (залежить від виду діяльності та запитів органів статистики), повідомлення до ДПС про прийняття нових працівників (до початку їх роботи), подання інформації для військового обліку.

Пропустити будь-який з цих строків означає отримати штраф. А систематичні пропуски можуть привернути увагу податкової та стати підставою для позапланової перевірки.

Типові помилки нових ТОВ у першому році роботи та як їх уникнути

За роки практики ми в Oblik Pro бачимо одні й ті самі помилки, яких припускаються новостворені ТОВ.

Не подали заяву на спрощену систему вчасно. Строк 10 днів з дати реєстрації. Якщо пропустити, ТОВ автоматично потрапляє на загальну систему з 18% податком на прибуток. Повернутися на спрощену можна тільки з наступного кварталу.

Не нараховують зарплату директору. Навіть якщо директор і засновник одна особа, зарплата має нараховуватися. Інакше ТОВ не сплачує ЄСВ, що означає штраф 20% від заборгованості плюс адміністративну відповідальність.

Не ведуть бухгалтерський облік. На відміну від ФОП, ТОВ зобов'язане вести повний бухоблік з першого дня. "Почнемо вести, коли будуть перші продажі" це шлях до проблем із фінзвітністю.

Плутають гроші ТОВ і особисті кошти. Кошти на рахунку ТОВ це не ваші особисті гроші. Засновник може отримати їх тільки у вигляді зарплати (із утриманням ПДФО + ВЗ) або дивідендів (із утриманням 5% ПДФО + 1,5% ВЗ). Просто зняти або переказати собі "на потреби" не можна.

Забувають про статутний капітал. 6 місяців на внесення минають швидко. Якщо капітал не внесений, це проблема при будь-якій перевірці або при спробі отримати кредит.

Не оформлюють кадрові документи. Штатний розпис, правила внутрішнього розпорядку, положення про оплату праці, все це потрібно з першого дня, а не "коли наймемо другого працівника".

Довірте бухгалтерію нового ТОВ команді бухгалтерів та почніть бізнес без помилок

Перший рік ТОВ це фундамент, на якому будується весь подальший бізнес. Помилки, допущені на старті (неправильна система оподаткування, відсутність облікової політики, проблеми з кадровими документами), виправляти потім значно дорожче і складніше.

Ми в Oblik Pro спеціалізуємося на супроводі нових ТОВ "під ключ". Допомагаємо обрати оптимальну систему оподаткування, оформлюємо всі необхідні документи з першого дня, ведемо повний бухгалтерський та кадровий облік, контролюємо строки подання звітності та сплати податків. Ви зосереджуєтесь на розвитку бізнесу, а ми гарантуємо, що з обліком все буде в порядку.

Зателефонуйте за номером +38 (050) 358 49 19 або залиште заявку на безкоштовну консультацію на нашому сайті. Розкажіть, коли зареєстрували ТОВ і чим плануєте займатися, і ми складемо для вас індивідуальний план бухгалтерського супроводу на перший рік.