Бухгалтер для стоматологічної клініки та приватного кабінету

Стоматологія це один з найприбутковіших напрямків приватної медицини в Україні. Високий середній чек, стабільний потік пацієнтів, зростаючий попит на імпланти, ортодонтію, естетичну стоматологію. Але разом з прибутковістю приходить і складність обліку, якої немає в більшості інших сфер бізнесу.

Ліцензування МОЗ, облік дорогоцінних металів, пільга з ПДВ з переліком винятків, амортизація обладнання вартістю в десятки тисяч доларів, роздільний облік пільгових та оподатковуваних операцій, РРО. Все це специфіка, в якій одна помилка може коштувати значно більше, ніж річне бухгалтерське обслуговування.

Вибір форми бізнесу та системи оподаткування для стоматології

Перше рішення, від якого залежить вся подальша структура обліку, це вибір між ФОП та ТОВ.

ФОП на спрощеній системі (зазвичай 3 група, 5% від доходу) це найпростіший варіант для стоматолога, який працює самостійно або з невеликою кількістю найманих працівників. Головний КВЕД 86.23 "Стоматологічна практика". Додатково можна додати 86.90 (інша діяльність у сфері охорони здоров'я), 47.74 (роздрібна торгівля медичними товарами), 68.20 (оренда обладнання або кабінетів). Правильний підбір КВЕДів критично важливий і для отримання ліцензії, і для уникнення питань під час податкових перевірок.

ТОВ обирають клініки з кількома лікарями, великим оборотом або плановим масштабуванням. ТОВ може працювати на загальній системі оподаткування або на спрощеній (3 група єдиного податку зі ставкою 3% від доходу + ПДВ або 5% без ПДВ). Вибір залежить від обсягу операцій, наявності найманого персоналу, планів на співпрацю з НСЗУ та страховими компаніями.

Окремий поширений формат це комбінована структура, коли клініка працює як ТОВ, а частина лікарів як ФОП, які орендують крісло. Такий підхід дозволяє оптимізувати податкове навантаження, але потребує дуже чіткого бухгалтерського обліку, щоб не виникло питань з боку податкової.

Ліцензування стоматологічної практики та обов'язки перед МОЗ

Стоматологія відноситься до медичної практики, і згідно з пунктом 7.15 Закону України "Про ліцензування видів господарської діяльності" працювати без ліцензії МОЗ заборонено. Це стосується і ФОП, і ТОВ.

Штраф за надання медичних послуг без ліцензії складає від 17 до 34 тисяч гривень за перше порушення. Повторне порушення тягне за собою значно серйозніші наслідки, аж до заборони діяльності.

Що важливо знати з точки зору бухгалтерського обліку. По-перше, витрати на отримання та підтримку ліцензії потрібно правильно відображати в обліку. По-друге, ліцензіат зобов'язаний повідомляти МОЗ про будь-які зміни в даних, зазначених у документах на отримання ліцензії, протягом одного місяця. Це стосується зміни адреси, найму нових лікарів, придбання нового обладнання. Бухгалтер, який розуміє специфіку медичної галузі, контролює ці строки і допомагає уникнути порушень ліцензійних умов.

Для отримання ліцензії потрібно підготувати значний пакет документів: від організаційних паперів до спеціалізованих форм згоди на медичні процедури, включаючи седацію. Приміщення має відповідати санітарним нормам, і це теж передбачає певні витрати, які потрібно коректно відобразити в обліку.

Облік медичного обладнання та амортизація в стоматології

Стоматологічне обладнання це одна з найбільших статей витрат клініки. Стоматологічна установка, рентгенівський апарат, автоклав, компресор, вакуумний насос, візіограф, лазер, мікроскоп, все це коштує від кількох тисяч до сотень тисяч доларів.

З точки зору бухгалтерського обліку тут виникає одразу кілька складних питань.

Амортизація. Потрібно правильно обрати метод нарахування амортизації та прописати його в обліковій політиці. Це впливає на фінансовий результат та податкові зобов'язання клініки. Для кожного об'єкта основних засобів визначається строк корисного використання, ліквідаційна вартість та метод амортизації.

Класифікація витрат. Потрібно чітко розмежовувати, що є основним засобом, а що малоцінними необоротними матеріальними активами. Вартісні критерії для цього мають бути прописані в обліковій політиці. Стоматологічний інструмент вартістю 500 грн та установка вартістю 500 000 грн обліковуються по-різному.

Імпорт обладнання. Якщо клініка закуповує обладнання у нерезидентів, потрібно враховувати правила розрахунку курсових різниць відповідно до НП(С)БО 21 "Вплив змін валютних курсів". Це ще один рівень складності, який додає головного болю при самостійному веденні обліку.

Фінансовий лізинг та оренда. Значна частина клінік закуповує коштовне обладнання в лізинг або бере в оперативну оренду. Кожен з цих варіантів має свої особливості відображення в обліку.

Ліквідація обладнання. При списанні стоматологічного обладнання, яке містить сплави дорогоцінних металів (а це стосується багатьох ортопедичних та хірургічних інструментів), потрібно дотримуватися вимог Методичних рекомендацій щодо обліку дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння (наказ Мінфіну від 15.09.2015 №780). Порушення цих правил може мати серйозні наслідки.

Облік стоматологічних матеріалів та медикаментів

Це найбільш трудомістка ділянка обліку в стоматології. Номенклатура матеріалів величезна: композити, адгезиви, цементи, відбиткові маси, анестетики, шовний матеріал, імпланти різних систем, ортодонтичні конструкції, вкладки, коронки.

Кожна категорія має свої строки зберігання, умови використання та правила списання. Потрібно вести постійний облік надходжень та витрат, проводити інвентаризацію, контролювати залишки. Для імплантатів та протезних конструкцій важливо забезпечити простежуваність: який імплант встановлено якому пацієнту, з якої партії, з яким серійним номером.

Якщо клініка працює з дорогоцінними металами (золоті коронки, сплави), це окрема ділянка обліку зі своїми суворими правилами.

Неправильний облік матеріалів впливає на собівартість послуг, а значить і на фінансовий результат, і на податкові зобов'язання. Якщо ви не знаєте реальну собівартість кожної послуги, ви не можете правильно формувати ціни і контролювати рентабельність.

Пільга з ПДВ для стоматологічних послуг та роздільний облік

Це одна з найскладніших тем в оподаткуванні стоматологій. Згідно з пп. 197.1.5 Податкового кодексу України, медичні послуги, що надаються закладами охорони здоров'я з відповідною ліцензією, звільняються від оподаткування ПДВ.

Але є важливі нюанси, про які потрібно знати.

По-перше, ця пільга поширюється саме на заклади охорони здоров'я, а не на ФОП. Тобто якщо стоматолог працює як ФОП і стає платником ПДВ, він не зможе скористатися цим звільненням. Це критично важливий момент при виборі форми бізнесу.

По-друге, існує перелік винятків (абзаци "а" через "о" пп. 197.1.5 ПКУ), на які пільга не поширюється. Серед них: косметологічні послуги (крім тих, що надаються за медичними показаннями), профілактичні медогляди з підготовкою висновку на прохання громадян, медичне обслуговування у закладах із поліпшеним сервісним обслуговуванням. Останній пункт особливо актуальний для сучасних приватних стоматологій з преміальним сервісом.

По-третє, якщо клініка одночасно надає послуги, що звільнені від ПДВ, та послуги, що оподатковуються ПДВ за стандартною ставкою (наприклад, продаж засобів догляду за порожниною рота або косметологічні процедури), потрібно вести роздільний облік ПДВ. Це означає правильне формування податкового кредиту та зобов'язань, складання та реєстрацію податкових накладних, коректне заповнення додатків до декларації з ПДВ.

Помилки в роздільному обліку ПДВ це одна з найчастіших підстав для штрафних санкцій від податкової. Ціна такої помилки може обчислюватися сотнями тисяч гривень.

РРО та касові операції для стоматологічної клініки

Кожен стоматолог, який приймає оплату готівкою або карткою, зобов'язаний використовувати РРО або ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) та видавати пацієнту фіскальний чек.

З 2026 року штрафи за порушення застосування РРО складають 100% від суми продажу за перше порушення та 150% за повторне. Тобто якщо пацієнт заплатив за імплантацію 40 000 грн, а чек не був пробитий, штраф складе 40 000 грн. За повторне порушення на аналогічну суму це вже 60 000 грн.

ПРРО можна встановити на будь-який гаджет, включаючи планшет на рецепції. Але його потрібно правильно зареєструвати, налаштувати та вести щоденний облік касових операцій. Для клініки з кількома лікарями, які працюють у різні зміни, це додатковий рівень контролю.

Кадровий облік та оформлення лікарів у стоматологічній клініці

Окрема складна тема це оформлення трудових відносин. Лікарі у стоматологічній клініці можуть працювати в штаті (за трудовим договором), як ФОП (за договором оренди крісла або договором про надання послуг), за договором цивільно-правового характеру. Кожен варіант має свої податкові наслідки, і кожен потребує правильного документального оформлення.

Особлива увага до неоформлених працівників. У 2026 році штраф за кожну людину, яка працює без оформлення, складає 86 470 грн (10 мінімальних зарплат). Якщо у клініці працюють три неоформлені асистенти, ризик складає більше 250 000 грн.

Для лікарів-стоматологів діє скорочена тривалість робочого часу. Потрібно правильно розраховувати заробітну плату, лікарняні, відпускні з урахуванням цієї специфіки. При найманні нового лікаря ліцензіат зобов'язаний повідомити МОЗ. Бухгалтер, який розуміє ці вимоги, контролює дотримання строків та допомагає уникнути порушень.

Калькуляція собівартості стоматологічних послуг для контролю рентабельності

Багато стоматологічних клінік працюють "в плюс на папері", але не знають реальну рентабельність кожного напрямку. Терапія, ортопедія, хірургія, ортодонтія, імплантологія, все це різні за собівартістю напрямки, які потребують окремого аналізу.

Калькуляція собівартості стоматологічної послуги включає: вартість витрачених матеріалів на конкретну процедуру, оплату праці лікаря та асистента, амортизацію обладнання, що використовується, частку орендної плати, накладні витрати (електроенергія, стерилізація, утилізація відходів, страхування). Без такого аналізу неможливо правильно формувати ціни та розуміти, які напрямки потрібно розвивати, а які потребують оптимізації.

Професійний бухгалтер не просто веде облік, а допомагає побудувати систему управлінського обліку, яка показує реальну картину фінансового здоров'я клініки.

Довірте бухгалтерію стоматології професіоналам та зосередьтеся на пацієнтах

Стоматологічна бухгалтерія це не та сфера, де варто економити на професіоналах. Ліцензійні вимоги МОЗ, роздільний облік ПДВ, амортизація дорогого обладнання, облік матеріалів та дорогоцінних металів, кадрові нюанси, все це потребує глибоких знань і постійного відстеження змін у законодавстві.

Ми в Oblik Pro беремо на себе повний бухгалтерський супровід стоматологічних клінік та приватних кабінетів. Від вибору оптимальної форми бізнесу та системи оподаткування до щомісячної звітності, контролю ліцензійних зобов'язань та калькуляції собівартості послуг.

Ви лікуєте пацієнтів. Ми ведемо ваші фінанси. Залиште заявку на безкоштовну консультацію на сайті або зателефонуйте за номером +38 (050) 358 49 19, і ми розберемо вашу ситуацію та запропонуємо оптимальний варіант обслуговування.