Аренда автомобиля у физического лица — распространённая практика, которая помогает бизнесу оптимизировать транспортные расходы. Однако, чтобы избежать юридических и налоговых рисков, важно внимательно отнестись к оформлению договора, отчётности и учёта. В этой статье мы разберём основные этапы процесса и важные нюансы.
Оформление договора аренды автомобиля
Договор аренды автомобиля должен быть составлен в письменной форме и обязательно заверен нотариусом. В документе необходимо подробно указать:
характеристики транспортного средства (марка, модель, регистрационный номер);
стоимость аренды, порядок выплат и срок действия договора;
распределение ответственности за ремонт, страхование и топливо.
Дополнительное внимание стоит уделить акту приёма-передачи. Этот документ фиксирует состояние автомобиля на момент передачи, включая внешние повреждения, состояние салона и наличие дополнительного оборудования (сигнализация, аптечка, видеорегистратор). Чтобы избежать разногласий, полезно провести технический осмотр на СТО и приложить заключение специалистов к акту.
Если автомобиль предоставляется директором компании, договор со стороны предприятия должна подписывать другая уполномоченная личность, чтобы избежать конфликта интересов, согласно нормам Гражданского кодекса Украины.
Учёт топлива и использование путевых листов
Для контроля расходов на топливо и списания ГСМ предприятия используют путевые листы. Они также помогают отслеживать эффективность использования автомобиля и оформлять компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в служебных целях.
Путевой лист можно составить в произвольной форме, но с обязательными реквизитами. Сроки оформления этих документов предприятие устанавливает самостоятельно, но хранить их нужно не менее пяти лет.
На сегодняшний день нормы списания топлива законодательно не регламентированы. Компания может разработать собственные нормативы, опираясь на старый Приказ №43 от 10.02.1998 или рекомендации ДП «ДержавтотрансНДІпроект».
Закрепление автомобиля за сотрудником
Если автомобиль передаётся сотруднику для служебных поездок, это оформляется соответствующим приказом. В документе указываются правила использования транспортного средства, порядок возврата после окончания рабочего дня, а также ответственность сотрудника за техническое состояние автомобиля, расходы на топливо и страхование.
Налоговые обязательства при аренде автомобиля
Арендная плата облагается налогом на доходы физических лиц (18%) и военным сбором (1,5%). При этом единый социальный взнос не начисляется, так как аренда не является услугой.
Расходы на аренду включаются в налоговый учёт в зависимости от цели использования автомобиля, например, административные расходы или расходы на сбыт.
Компания также должна отразить аренду в отчётности. В форме 4ДФ арендная плата указывается с признаком дохода «127». Если в арендованный автомобиль были внесены улучшения, они считаются дополнительным благом, и их стоимость декларируется с признаком «126».
Отчётность и ответственность
В рамках налоговой отчётности предприятие обязано подать форму 20-ОПП в течение 10 рабочих дней после заключения договора. Нарушение этого срока грозит штрафом в размере 1020 гривен или 2040 гривен за повторное нарушение в течение года.
Как избежать рисков с помощью профессионального бухгалтера
Аренда автомобиля — это удобное решение для бизнеса, но оно требует ответственного подхода к юридическому и бухгалтерскому оформлению. Не откладывайте важные вопросы на потом! Обратитесь в Oblik Pro.
Мы поможем:
составить юридически безупречный договор аренды;
наладить бухгалтерский и налоговый учёт;
оформить все необходимые документы без лишних хлопот.
Обращайтесь уже сегодня, чтобы ваш бизнес работал эффективно и без рисков!
Comments