Ведение делопроизводства и архивирование документации — ключевые аспекты для каждого бизнеса, требующие внимания и точности. Учитывая последние законодательные изменения, знание актуальных норм и правил крайне важно. Недавно вступил в силу приказ Минюста от 04.01.2024 г. № 40/5, который внес важные изменения в сроки хранения первичной документации, неизбежно влияющие на все украинские компании.
Изменения в сроках хранения
До последних поправок стандартный срок хранения первичных документов был установлен в три года. Однако, согласно новому приказу, этот срок был продлен до пяти лет. Такое решение было принято с целью унификации сроков хранения с налоговыми требованиями, которые также предусматривают пятилетний период для хранения бухгалтерских документов, регистров бухучета и других важных финансовых отчетов.
Начало отсчета срока
Важным изменением также является корректировка правил, касающихся отсчета срока хранения. Ранее срок хранения рассчитывался с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был создан. Теперь эти сроки должны рассчитываться с дня подачи налоговой отчетности, для подготовки которой использовались соответствующие документы.
Почему это важно для вашего бизнеса?
Сейчас, как никогда, важно сосредоточиться на деталях и обеспечить, полное соответствие законодательным требованиям. Ваше внимание к деталям и проактивный подход обеспечат бесперебойную работу вашего бизнеса и его соответствие всем требованиям.
Избежание штрафов:
Соблюдение новых правил позволит вашему бизнесу избежать штрафов и других санкций за несвоевременное архивирование или уничтожение важных документов.
Оптимизация архивирования:
Понимание новых правил позволит вашей компании оптимизировать процесс хранения документов, обеспечив их доступность и целостность на весь определенный срок.
Поддержка аудита:
Наличие всей первичной документации, должным образом организованной и легкодоступной, критически важно для успешного прохождения любых налоговых или финансовых проверок.
Защита прав компании:
В правильно организованном документообороте легче отслеживать и защищать юридические права и интересы вашего предприятия.
Рекомендации для эффективного документооборота
Учитывая эти изменения, каждый бизнес в Украине должен пересмотреть свои процедуры хранения документов и убедиться, что они соответствуют обновленным правилам.
Пересмотрите систему хранения: Убедитесь, что ваша система хранения документов соответствует новым требованиям.
Обучение персонала: Обеспечьте, чтобы все ответственные за документооборот сотрудники были полностью осведомлены о новых правилах.
Регулярный аудит: Регулярно проверяйте соответствие вашей документации установленным нормам, чтобы избежать любых рисков или несоответствий.
Обеспечьте совершенство вашей документации с Oblik Pro
В условиях постоянных изменений в законодательстве критически важно иметь надежного партнера, который не только поможет разобраться во всех тонкостях нормативных документов, но и обеспечит вас уверенностью в соответствии вашей документации установленным требованиям. Oblik Pro — это ваш незаменимый помощник, который гарантирует не только профессионализм и точность в ведении бухгалтерского учета, но и помощь в избежании потенциальных штрафов и сложностей с налоговой.
Обращайтесь в Oblik Pro за квалифицированными бухгалтерскими услугами для ООО (ТОВ), ФЛП (ФОП) или НКО (НПО). Мы предлагаем индивидуальный подход к каждому клиенту, обеспечивая точность, законность и эффективность управления вашей финансовой отчетностью и документацией. Oblik Pro — ваш надежный бухгалтерский партнер, который заботится о стабильности и прозрачности вашего бизнеса.